За погодност за работа со голем број податоци во табели, тие секогаш мора да се нарачаат според специфичен критериум. Покрај тоа, за исполнување на специфични цели, понекогаш целата низа на податоци не е потребна, туку само поединечни редови. Затоа, за да не се мешаме во огромна количина на информации, рационално решение е да ги организирате податоците и да ги филтрирате од другите резултати. Ајде да откриеме како податоците се сортираат и филтрираат во Microsoft Excel.
Лесно сортирање на податоци
Сортирањето е една од најзгодните алатки кога работите во Microsoft Excel. Користејќи го, можете да ги поставите редовите на табелата по азбучен ред, според податоците во ќелиите на колоната.
Подредувањето на податоците во Microsoft Excel може да се изврши со копчето "Подреди и филтер", кое се наоѓа во табулаторот "Дома" на лентата во лентата со алатки "Уредување". Но, прво, треба да кликнеме на која било ќелија од колоната со која ќе ја средиме.
На пример, во табелата подолу, треба да ги сортирате вработените по азбучно ниво. Влегуваме во која било ќелија од колоната "Име" и кликнуваме на копчето "Сортирај и филтрирај". За да ги сортирате имињата по азбучен ред, од списокот што се појавува, изберете "Подреди од А до З".
Како што можете да видите, сите податоци во табелата се поставени, според азбучен список со имиња.
За да сортирате во обратен редослед, во истото мени изберете го копчето Подреди од Z до A. "
Списокот е преуреден во обратен редослед.
Треба да се напомене дека овој вид сортирање е означен само со формат на податоци за текст. На пример, во нумерички формат, означен е сортирање „Од минимум до максимум“ (и обратно), а за форматот на датумот, „од старо до ново“ (и обратно).
Обично сортирање
Но, како што можете да видите, со наведените типови на сортирање по една вредност, податоците што содржат имиња на иста личност се распоредени во рамките на опсегот во произволен редослед.
Но, што ако сакаме да ги сортираме имињата по азбучен ред, но на пример, ако името се совпаѓа, проверете дали податоците се распоредени по датум? За да го направите ова, како и да користите некои други карактеристики, сите во истото мени "Сортирај и филтрирај", треба да одиме во ставката "Прилагодено сортирање ...".
После тоа, се отвора прозорецот за поставки за сортирање. Ако вашата табела има заглавија, имајте предвид дека во овој прозорец мора да има ознака за проверка до опцијата „Моите податоци содржат заглавија“.
Во полето "Колона", наведете го името на колоната со која ќе се изврши сортирање. Во нашиот случај, ова е колоната "Име". Полето "Подреди" означува кој вид содржина ќе се сортира. Постојат четири опции:
- Вредности;
- Боја на клетки;
- Боја на фонт;
- Мобилна икона.
Но, во огромно мнозинство на случаи се користи точката "Вредности". Таа е поставена по дифолт. Во нашиот случај, ќе ја користиме и оваа конкретна ставка.
Во колоната „Ред“ треба да укажеме по кој редослед ќе бидат наредени податоците: „Од А до З“ или обратно. Изберете ја вредноста "Од А до Ш".
Значи, ние поставивме подредување по една од колоните. За да конфигурирате сортирање со друга колона, кликнете на копчето "Додај ниво".
Се појавува друга група полиња, кои треба да се пополнат веќе за сортирање по друга колона. Во нашиот случај, од колоната „Датум“. Бидејќи форматот на датумот е поставен во овие ќелии, во полето "Ред" не ги поставуваме вредностите "Од А до Ш", туку "Од старо до ново" или "Од ново до старо".
На ист начин, во овој прозорец можете да конфигурирате, доколку е потребно, сортирање според други колони по редослед на приоритет. Кога ќе завршат сите поставки, кликнете на копчето "OK".
Како што можете да видите, сега во нашата табела сите податоци се сортираат, пред сè, според имињата на вработените, а потоа и според датумите на плаќање.
Но, ова не се сите можности за сопствено сортирање. Ако сакате, во овој прозорец можете да конфигурирате сортирање не по колони, туку по редови. За да го направите ова, кликнете на копчето "Опции".
Во прозорецот со опции за сортирање што се отвора, преместете го прекинувачот од позицијата „Опсези на редови“ во положбата „Опсежни колони“. Кликнете на копчето "OK".
Сега, по аналогија со претходниот пример, можете да внесете податоци за сортирање. Внесете ги податоците и кликнете на копчето "OK".
Како што можете да видите, после тоа, колоните се менуваат според внесените параметри.
Се разбира, за нашата табела, земена како пример, употребата на сортирање со промена на локацијата на колоните не е особено корисна, но за некои други табели овој вид на сортирање може да биде многу соодветно.
Филтер
Покрај тоа, Microsoft Excel има функција на филтер за податоци. Ви овозможува да оставите видливи само податоците што ги сметате за неопходни и да ги скриете останатите. Доколку е потребно, скриените податоци секогаш можат да се вратат во видлив режим.
За да ја искористиме оваа функција, стоиме на која било ќелија во табелата (и по можност во заглавието), повторно кликнете на копчето "Подреди и филтрирај" во лентата со алатки "Уредување". Но, овој пат, од менито што се појавува, изберете ја ставката "Filter". Можете исто така, наместо на овие акции, едноставно да ја притиснете комбинацијата на копчиња Ctrl + Shift + L.
Како што можете да видите, во ќелиите со имињата на сите колони се појави икона во форма на квадрат, во која е испишана триаголникот свртен наопаку.
Ние кликнуваме на оваа икона во колоната според која ќе ги филтрираме. Во нашиот случај, решивме да се филтрираме по име. На пример, треба да ги оставиме податоците само за вработениот во Николаев. Затоа, одштиклирајте ги имињата на сите други вработени.
Кога ќе заврши постапката, кликнете на копчето "OK".
Како што можете да видите, само редови со името на вработената Николаев останале на табелата.
Да ја искомплицираме задачата и да оставиме во табелата само податоците што се однесуваат на Николаев за III квартал од 2016 година. За да го направите ова, кликнете на иконата во ќелијата "Датум". Во списокот што се отвора, одштиклирајте ги месеците „Мај“, „јуни“ и „октомври“, бидејќи тие не припаѓаат на третиот квартал и кликнете на копчето „ОК“.
Како што можете да видите, остануваат само податоците што ни се потребни.
Со цел да го отстраните филтерот со одредена колона и да покажете скриени податоци, повторно кликнете на иконата лоцирана во ќелијата со наслов на оваа колона. Во менито што се отвора, кликнете на ставката "Отстранете го филтерот од ...".
Ако сакате да го ресетирате филтерот како целина според табелата, тогаш треба да кликнете на копчето "Подреди и филтрирај" на лентата и да изберете "Бриши".
Ако треба целосно да го отстраните филтерот, тогаш, како кога ќе го стартувате, во истото мени треба да ја изберете предметот "Filter" или да напишете кратенка на тастатурата Ctrl + Shift + L.
Покрај тоа, треба да се напомене дека откако ја вклучивме функцијата „Филтер“, кога ќе кликнете на соодветната икона во ќелиите на заглавието на табелата, функциите за сортирање за кои зборувавме погоре стануваат достапни во менито што се појавува: „Сортирање од А до З“ , Сортирајте од Z до A и Подреди по боја.
Лекција: Како да користите автоматски филтер во Microsoft Excel
Паметна маса
Сортирањето и филтрирањето исто така може да се активираат со претворање на областа за податоци со која се работи во таканаречена паметна табела.
Постојат два начина да се создаде паметна маса. За да го користите првиот од нив, одберете ја целата област на табелата и, ако сте во табулаторот "Дома", кликнете на копчето на лентата "Формат како табела". Ова копче се наоѓа во блокот со алатки "Стилови".
Следно, одберете еден од стиловите што ви се допаѓа во списокот што се отвора. Изборот нема да влијае на функционалноста на табелата.
После тоа, се отвора дијалог прозорец во кој можете да ги промените координатите на табелата. Но, ако претходно сте ја избрале правилно оваа област, тогаш ништо друго не треба да се стори. Главната работа е да се напомене дека има ознака за проверка до параметарот "Табела со заглавија". Следно, само кликнете на копчето "ОК".
Ако одлучите да го користите вториот метод, тогаш исто така треба да ја изберете целата област на табелата, но овој пат одете на табулаторот "Вметни". Оттука, на лентата во алатникот Табели, кликнете на копчето Табела.
После тоа, како последен пат, се отвора прозорец каде можете да ги прилагодите координатите на табелата. Кликнете на копчето "OK".
Без оглед на тоа како ќе го користите кога создавате „паметна маса“, ќе завршите со табела во ќелиите на заглавието на која веќе ќе бидат инсталирани иконите за филтрирање опишани погоре.
Кога ќе кликнете на оваа икона, сите исти функции ќе бидат достапни како кога го стартувате филтерот на стандарден начин преку копчето "Подреди и филтрирај".
Лекција: Како да креирате табела во Microsoft Excel
Како што можете да видите, алатките за сортирање и филтрирање, доколку се користат правилно, можат во голема мерка да ги олеснат корисниците да работат со табели. Прашањето за нивната употреба станува особено релевантно ако во табелата е запишана многу голема низа на податоци.
