Претворање на податоци од Microsoft Excel во формат DBF

DBF е популарна формат за складирање и размена на податоци помеѓу различни програми и првенствено помеѓу апликациите што служат со бази на податоци и табеларни пресметки. Иако стана застарен, тој продолжува да биде во побарувачка на различни полиња. На пример, програмите за сметководство продолжуваат да работат активно со него, а регулаторните и државните органи прифаќаат значителен дел од извештаите во овој формат.

Но, за жал, Excel, почнувајќи од верзијата на Excel 2007, престана целосна поддршка за овој формат. Сега во оваа програма можете да ја видите само содржината на датотеката DBF и зачувувањето на податоците со наведената наставка со вградените алатки на апликацијата нема да успее. За среќа, постојат и други опции за конвертирање на податоци од Excel во формат што ни треба. Размислете како тоа може да се направи.

Зачувување на податоци во формат DBF

Во Excel 2003 и во претходните верзии на оваа програма, беше можно да се зачуваат податоци во формат DBF (dBase) на стандарден начин. За да го направите ова, кликнете на ставката Датотека во хоризонталното мени на апликацијата, а потоа во списокот што се отвора, одберете ја позицијата "Зачувај како ...". Во прозорецот за зачувување што започна, се бараше да го изберете името на потребниот формат од списокот и да кликнете на копчето Зачувај.

Но, за жал, почнувајќи од верзијата на Excel 2007, развивачите на Microsoft сметаа дека dBase е застарена, а модерните формати на Excel се премногу комплицирани за да трошат време и пари за да обезбедат целосна компатибилност. Затоа, Excel остана во можност да ги чита датотеките DBF, но поддршката за зачувување податоци во овој формат со вградени софтверски алатки беше прекината. Сепак, постојат некои начини да ги конвертирате податоците зачувани во Excel во DBF со помош на додатоци и друг софтвер.

Метод 1: Пакет за конвертори во Вајттаун

Постојат голем број на програми кои ви овозможуваат да конвертирате податоци од Excel во DBF. Еден од најлесните начини за конвертирање на податоците од Excel во DBF е да користите алатка пакет за конвертирање на предмети со различните екстензии на конвертори Пакет WhiteTown.

Преземете го WhiteTown Converters Pack

Иако постапката за инсталација за оваа програма е едноставна и интуитивна, сепак детално ќе се осврнеме на истата, истакнувајќи неколку нијанси.

1. Откако ќе го преземете и стартувате инсталерот, прозорецот веднаш се отвора Волшебници за инсталацијаво кој се предлага да се избере јазик за понатамошна постапка за инсталација. Стандардно, јазикот што е инсталиран на вашиот пример Windows треба да биде прикажан таму, но можете да го промените ако сакате. Ние нема да го сториме тоа и само кликнете на копчето „ОК“.



2. Следно, се стартува прозорец во кој е означено местото на системскиот диск каде што ќе се инсталира алатката. Ова е стандардната папка. "Датотеки со програми" на диск „Ц“. Подобро е да не смените ништо и да го притиснете копчето „Следно“.



3. Потоа се отвора прозорец во кој можете да изберете точно кои насоки за конверзија сакате да ги имате. Стандардно, се избираат сите достапни компоненти на конверзија. Но, можеби, некои корисници нема да сакаат да ги инсталираат сите, бидејќи секоја алатка зазема простор на хард дискот. Во секој случај, за нас е важно дека треба да има ознака за проверка до точката "XLS (Excel) до конвертор DBF". Корисникот може да избере инсталација на преостанатите компоненти на комуналниот пакет според негова дискреција. По завршувањето на поставката, не заборавајте да кликнете на копчето „Следно“.



4. После тоа, се отвора прозорец во кој се додава кратенка во папката Започнете. Стандардно, кратенката се нарекува „Вајттаун“, но ако сакате, можете да го промените името. Кликнете на копчето „Следно“.



5. Потоа се стартува прозорец со кој се прашува дали да креирате кратенка на работната површина. Ако сакате да се додаде, оставете обележувач до соодветниот параметар, доколку не сакате, одштиклирајте го. Потоа, како и секогаш, притиснете го копчето „Следно“.



6. После тоа, се отвора друг прозорец. Ги означува основните опции за инсталација. Ако корисникот не е задоволен со нешто, и тој сака да ги уреди параметрите, тогаш притиснете го копчето „Назад“. Ако сè е во ред, кликнете на копчето Инсталирај.



7. Почнува постапката за инсталација, чиј напредок ќе го прикаже динамичен индикатор.



8. Потоа се отвора информативна порака на англиски јазик, во која се изразува благодарност за инсталацијата на овој пакет. Кликнете на копчето „Следно“.



9. Во последниот прозорец Волшебници за инсталација објавено е дека WhiteTown Converters Pack е успешно инсталиран. Можеме да кликнеме само на копчето Заврши.



10. После тоа, повиканата папка „Вајттаун“. Содржи кратенки за алатки за специфични области на конверзија. Отворете ја оваа папка. Соочени сме со голем број на комунални услуги вклучени во пакетот Вајттаун во различни области на конверзија. Во исто време, секоја насока има посебна алатка за 32-битни и 64-битни оперативни системи на Windows. Отворете ја апликацијата со името "XLS во DBF конвертор"што одговара на длабочината на малку на вашиот оперативен систем.



11. Започнува програмата XLS во DBF Converter. Како што можете да видите, интерфејсот е англиски јазик, но, сепак, тој е интуитивен.

    Табот се отвора веднаш "Влез" (Внесете) Наменет е да го означи предметот што треба да се конвертира. За да го направите ова, кликнете на копчето "Додај" (Додај).



12. После тоа, се отвара стандардниот прозорец за додавање на предмет. Во него, треба да отидете во директориумот каде што се наоѓа работната книга на Excel што ни е потребна со наставките xls или xlsx. Откако ќе се најде предметот, изберете го неговото име и кликнете на копчето „Отворено“.



13. Како што можете да видите, после тоа патеката до објектот беше прикажана во табулаторот "Влез". Кликнете на копчето „Следно“ („Следно“).



14. После тоа, автоматски се префрламе на второто јазиче "Излез" („Заклучок“) Тука треба да одредите во кој директориум ќе се прикаже завршениот предмет со наставката DBF. За да ја изберете папката за зачувување на готовата датотека DBF, кликнете на копчето "Прелистајте ..." (Погледни) Се отвора мал список на две артикли. "Избери датотека" ("Избери датотека") и "Изберете папка" ("Изберете папка") Всушност, овие ставки значат само избор на различен вид прозорец за навигација за да наведете папка за зачувување. Ние правиме избор.



15. Во првиот случај, тоа ќе биде нормален прозорец "Зачувај како ...". Willе ги прикаже папките и постојните објекти на dBase. Одете во директориумот каде што сакаме да зачуваме. Понатаму во полето "Име на датотека" означете го името под кое сакаме предметот да биде наведен по конверзијата. После тоа, кликнете на копчето Зачувај.

    

    Ако изберете "Изберете папка", ќе се отвори поедноставен прозорец за избор на директориум. Само папки ќе бидат прикажани во него. Изберете ја папката за зачувување и кликнете на копчето „ОК“.



16. Како што можете да видите, по кое било од овие дејства, патеката до папката за зачувување на објектот ќе се прикаже во табот "Излез". За да отидете на следното јазиче, кликнете на копчето. „Следно“ („Следно“).



17. Во последното јазиче "Опции" ("Опции") многу поставувања, но ние сме најмногу заинтересирани "Тип на полиња за мемоари" ("Тип на поле за меморија") Ние кликнуваме на полето во кое е стандардната поставка „Авто“ („Авто“) Се отвора список на типови dBase за да се зачува предметот. Овој параметар е многу важен, бидејќи не сите програми кои работат со dBase можат да управуваат со сите типови на предмети со ова продолжение. Затоа, треба однапред да знаете кој тип да изберете. Постојат шест различни видови да изберете од:
    • ДБАС III;
    • Фокспро;
    • ДБАС IV;
    • Визуелна фокспро;
    • > SMT;
    • ДБАС Ниво 7.

    Ние го правиме изборот на типот што е потребен за употреба во одредена програма.



18. Откако ќе се изврши изборот, можете да продолжите со постапката за директна конверзија. За да го направите ова, кликнете на копчето „Почеток“ („Почеток“).



19. Почнува постапката за конверзија. Ако книгата Excel содржи неколку листови со податоци, ќе се создаде посебна датотека DBF за секој од нив. Индикаторот за зелен напредок ќе укаже на завршување на процесот на конверзија. Откако ќе го достигне крајот на полето, кликнете на копчето „Заврши“ („Заврши“).

Готовиот документ ќе биде лоциран во директориумот наведен во табулаторот "Излез".

Единствениот значаен недостаток на методот со користење на пакетот за комунални услуги на WhiteTown Converters Pack е дека ќе може бесплатно да се спроведат само 30 процедури за конверзија, а потоа ќе мора да купите лиценца.

Метод 2: XlsToDBF додаток

Можете да ги конвертирате книгите во Excel во dBase директно преку интерфејсот на апликација со инсталирање додатоци од трети страни. Еден од најдобрите и најзгодните од нив е додатокот XlsToDBF. Разгледајте го алгоритмот за неговата примена.

Преземете додаток на XlsToDBF

1. Откако ќе ја преземеме архивата XlsToDBF.7z со додаток, отпакуваме од него објект наречен XlsToDBF.xla. Бидејќи во архивата има продолжение 7z, распакувањето може да се направи или со стандардна програма за оваа наставка 7-Zip, или со помош на кој било друг архив кој поддржува работа со него.

Преземете 7-Zip бесплатно



2. После тоа, извршете ја програмата Excel и одете на јазичето Датотека. Следно се префрламе на делот "Опции" преку менито од левата страна на прозорецот.



3. Во прозорецот што се отвора, кликнете на предметот "Додатоци". Се движиме на десната страна на прозорецот. На самото дно е поле "Управување". Го преуредуваме прекинувачот во него Ексел додатоци и кликнете на копчето "Оди ...".



4. Се отвора мал прозорец за управување со додатоци. Кликнете на копчето во него "Преглед ...".



5. Започнува прозорецот за отворање на предметот. Треба да одиме во директориумот каде се наоѓа непакуваната архива XlsToDBF. Влегуваме во папката под истото име и го избираме предметот со името "XlsToDBF.xla". После тоа, кликнете на копчето „ОК“.



6. Потоа се враќаме во прозорецот за управување со додатоци. Како што можете да видите, името се појави на списокот "Xls -> dbf". Ова е нашиот додаток. Крлеж треба да биде близу до него. Ако нема обележувач, тогаш ставете го, а потоа кликнете на копчето „ОК“.



7. Значи, додатокот е инсталиран. Сега отворете го документот Excel, податоците од кои треба да ги конвертирате во dBase или само внесете ги на лист ако документот сè уште не е создаден.



8. Сега ќе треба да направиме некои манипулации со податоците за да ги подготвиме за конверзија. Како прво, додадете два реда над заглавието на табелата. Тие треба да бидат први на листот и да имаат имиња на вертикалната координативна табла "1" и "2".

   Во горната лева ќелија, внесете го името што сакаме да го доделиме на креираната датотека DBF. Се состои од два дела: самото име и наставката. Дозволени се само латински карактери. Пример за такво име е "UCHASTOK.DBF".



9. Во првата ќелија десно од името, треба да го наведете кодирањето. Постојат две опции за кодирање со помош на овој додаток: CP866 и CP1251. Ако ќелија Б2 празна или која било вредност освен "CP866", тогаш кодирањето ќе се применува стандардно CP1251. Ние го ставаме кодирањето што го сметаме за потребно или го оставаме полето празно.



10. Следно, одете на следната линија. Факт е дека во структурата dBase, секоја колона, наречена област, има свој тип на податоци. Постојат такви ознаки:
    • Н. (Нумерички) - нумерички;
    • Л (Логично) - логично;
    • Д (Датум) - датум;
    • В (Карактер) - низа.

    Исто така во низа (Cnnn) и тип на број (Нн) по името во форма на буква, треба да се наведе максималниот број на карактери во полето. Ако се користат децимални цифри во нумерички тип, нивниот број мора да биде означен по точката (Nnn.n).

    Постојат и други видови на податоци во формат dBase (меморандум, општо, итн.), Но овој додаток не знае како да работи со нив. Сепак, Excel 2003 не знаеше како да работи со нив, кога сè уште поддржуваше конверзија во DBF.

    Во нашиот конкретен случај, првото поле ќе биде низа ширина од 100 карактери (C100), а преостанатите полиња ќе бидат нумерички 10 карактери широк (N10).



11. Следната линија ги содржи имињата на полето. Но, факт е дека тие исто така мора да бидат внесени на латински, а не на кирилица, како што имаме. Исто така, просториите не се дозволени во името на полето. Преименувајте ги според овие правила.



12. После тоа, подготовката на податоците може да се смета за завршена. Изберете го целиот опсег на табелата на листот со покажувачот додека го држите левото копче на глувчето. Потоа одете на јазичето "Програмер". Стандардно, тој е оневозможен, така што пред понатамошните манипулации треба да го активирате и да ги активирате макроата. Понатаму на лентата во блокот за поставки "Код" кликнете на иконата Макроа.

    Можете да го направите тоа малку полесно со внесување комбинација на топли клучеви Alt + F8.



13. Започнува макро прозорецот. На полето Макро име внесете го името на нашиот додаток "XlsToDBF" без понуди Регистарот не е важен. Следниот кликнете на копчето Стартувај.



14. Макро во позадина се обработува. После тоа, во истата папка во која се наоѓа изворната датотека Excel, ќе се формира објект со продолжување DBF со името што беше наведено во ќелијата А1.

Како што можете да видите, овој метод е многу покомплициран од претходниот. Покрај тоа, таа е многу ограничена во бројот на користени типови полиња и типови објекти создадени со наставката DBF. Друг недостаток е што директориумот за создавање на објектот dBase може да се додели само пред постапката за конверзија, со директно поместување на изворната датотека Excel во папката за дестинација. Меѓу предностите на овој метод, може да се забележи дека, за разлика од претходната верзија, тој е апсолутно бесплатен и скоро сите манипулации се изведуваат директно преку интерфејсот Excel.

Метод 3: Мајкрософт пристап

Иако поновите верзии на Excel немаат вграден начин за зачувување на податоците во формат DBF, сепак, опцијата со употреба на апликацијата Microsoft Access беше најблиску да ја наречеме стандардна. Факт е дека оваа програма е објавена од истиот производител како Excel, а исто така е вклучена во пакетот Microsoft Office. Покрај тоа, ова е најбезбедна опција, бидејќи нема да треба да се мешате со софтвер од трети страни. Microsoft Access е специјално дизајниран за работа со бази на податоци.

Преземете го Microsoft Access

1. Откако ќе ги внесете сите потребни податоци за работниот лист во Excel, за да ги претворите во формат DBF, прво мора да зачувате во еден од форматите на Excel. За да го направите ова, кликнете на иконата во форма на диск во горниот лев агол на прозорецот на програмата.



2. Се отвора прозорецот за зачувување. Одете во директориумот каде што сакаме датотеката да биде зачувана. Токму од оваа папка ќе треба да ја отворите подоцна во Microsoft Access. Форматот на книгата може да се остави стандардно xlsx, или може да се смените во xlsx. Во овој случај, ова не е критично, бидејќи ние сè уште ја зачувуваме датотеката само за да ја претвориме во DBF. Откако ќе завршат сите поставки, кликнете на копчето Зачувај и затворете го прозорецот Excel.



3. Ја започнуваме програмата Microsoft Access. Одете на јазичето Датотекаако се отвори во друго јазиче. Кликнете на менито „Отворено“сместена на левата страна на прозорецот.



4. Започнува отворениот прозорец со датотеки. Одиме во директориумот каде што ја зачувавме датотеката во еден од форматите на Excel. Така што ќе се појави во прозорецот, свртете го прекинувачот за форматот на датотеката на "Работна книга на Excel (* .xlsx)" или "Microsoft Excel (* .xls)", во зависност од тоа кој од нив е зачувана книгата. Откако ќе се појави името на датотеката што ни е потребна, изберете ја и кликнете на копчето „Отворено“.



5. Се отвора прозорецот Врска до табелата. Ви овозможува правилно пренесување на податоците од датотеката Excel во Microsoft Access. Треба да го избереме листот Excel од кој ќе увезуваме податоци. Факт е дека дури и ако датотеката Excel содржеше информации на неколку листови, можете да ги внесете во пристап само одделно и, соодветно, потоа да ги претворите во посебни DBF-датотеки.

   Исто така е можно да се увезуваат информации за одделни опсези на чаршафи. Но, во нашиот случај, ова не е потребно. Поставете го прекинувачот во позиција Листови, а потоа изберете го листот од каде што ќе ги земеме податоците.Правилноста на приказот на информации може да се види на дното на прозорецот. Ако сè задоволува, кликнете на копчето „Следно“.



6. Во следниот прозорец, ако вашата табела содржи заглавија, проверете го полето до "Првиот ред ги содржи насловите на колоните". Потоа кликнете на копчето „Следно“.



7. Во новиот прозорец за поврзување со табелата, можете по избор да го промените името на поврзаната ставка. Потоа кликнете на копчето Готово.



8. После тоа, ќе се отвори дијалог прозорец во кој ќе има порака во која се вели дека врската на табелата со датотеката Ексел е завршена. Кликнете на копчето „ОК“.



9. Името на табелата што му ја доделивме во последниот прозорец ќе се појави на левата страна од програмскиот интерфејс. Кликнете двапати на неа со левото копче на глувчето.



10. После тоа, табелата ќе биде прикажана во прозорецот. Преместете на јазичето "Надворешни податоци".



11. На лентата во алатникот „Извоз“ кликнете на натписот „Напредно“. Во списокот што се отвора, изберете "Датотека DBase".
12. Се отвора прозорецот за извоз во формат DBF. На полето "Име на датотека" Можете да ја наведете локацијата на датотеката и неговото име, ако оние што се наведени по дифолт, не ви одговараат од некоја причина.

    На полето "Формат на датотека" изберете еден од трите типа на формат DBF:

    • ДБАС III (по дифолт);
    • ДБАС IV;
    • ДБАЗА 5.

    Треба да се напомене дека колку е посовремен формат (толку е поголем серискиот број), толку повеќе можности има за обработка на податоците во него. Тоа е, поверојатно е дека сите податоци во табелата можат да се зачуваат во датотека. Но, во исто време, со помала веројатност дека програмата каде што имате намера да ја внесете датотеката DBF во иднина ќе биде компатибилна со овој тип.

    Откако ќе ги поставите сите поставки, кликнете на копчето „ОК“.

13. Ако после тоа се појави порака за грешка, тогаш обидете се да ги извезете податоците користејќи друг вид формат DBF. Ако сè помина добро, се појавува прозорец кој информира дека извозот бил успешен. Кликнете на копчето Затвори.

Создадената датотека dBase ќе се наоѓа во директориумот наведен во прозорецот за извоз. Понатаму со тоа можете да направите какви било манипулации, вклучително и внесување во други програми.

Како што можете да видите, и покрај фактот дека современите верзии на Excel немаат можност да зачуваат датотеки во формат DBF со вградени алатки, сепак, оваа постапка може да се спроведе со употреба на други програми и додатоци. Треба да се напомене дека најфункционалниот начин за конвертирање е користење на комуналните услуги на WhiteTown Converters Pack. Но, за жал, бројот на бесплатни конверзии во него е ограничен. Додатокот XlsToDBF ви овозможува да конвертирате апсолутно бесплатно, но постапката е многу покомплицирана. Покрај тоа, функционалноста на оваа опција е многу ограничена.

Златното средно значење е метод со кој се користи пристапот. Како и Excel, ова е развој на Microsoft и затоа не можете да го наречете трета апликација. Покрај тоа, оваа опција ви овозможува да конвертирате датотека Excel во неколку типови формат dBase. Иако пристапот е сè уште инфериорен во однос на Вајттаун во овој индикатор.