Кога работите во Excel, некои табели се прилично импресивни по големина. Ова води до фактот дека големината на документот се зголемува, понекогаш достигнувајќи дури и десетина мегабајти или повеќе. Зголемувањето на тежината на работната книга на Excel не само што доведува до зголемување на просторот што го зафаќа на хард дискот, туку, што е уште поважно, до забавување на брзината на разни дејства и процеси во него. Едноставно кажано, кога работите со таков документ, Ексел започнува да забавува. Затоа, станува релевантно прашањето за оптимизација и намалување на големината на ваквите книги. Ајде да видиме како да ја намалиме големината на датотеката во Excel.
Постапка за намалување на големината на книгата
Треба да ја оптимизирате обрасната датотека во неколку насоки одеднаш. Многу корисници не се свесни, но често работната книга на Excel содржи многу непотребни информации. Кога датотеката е мала, никој не посветува многу внимание на тоа, но ако документот стана гломазен, треба да го оптимизирате според сите можни параметри.
Метод 1: намалете го опсегот на работа
Работниот опсег е областа во која Ексел ги памети акциите. Кога прераскажува документ, програмата ги прераскажува сите ќелии на работниот простор. Но, тоа не секогаш одговара на опсегот во кој корисникот навистина работи. На пример, случајно поставениот простор далеку под табелата ќе ја прошири големината на работниот опсег до елементот каде што е овој простор. Излегува дека Ексел секој пат ќе прераскаже обработува еден куп празни ќелии. Ајде да видиме како да го надминете овој проблем со помош на пример на специфична табела.
- Прво, погледнете ја неговата тежина пред оптимизацијата за да споредите каква ќе биде по постапката. Ова може да се направи со преминување на јазичето Датотека. Одете во делот „Детали“. Во десниот дел од прозорецот што се отвора, се наведени главните својства на книгата. Првата ставка на својства е големината на документот. Како што можете да видите, во нашиот случај тоа е 56,5 килобајти.
- Како прво, треба да откриете колку вистинската работна површина на листот се разликува од онаа на која корисникот навистина му треба. Ова е прилично едноставно. Влегуваме во која било ќелија на табелата и внесуваме клучна комбинација Ctrl + Крај. Excel веднаш се преселува во последната ќелија, која програмата го смета за последен елемент на работниот простор. Како што можете да видите, во нашиот конкретен случај, ова е линија 913383. Со оглед на тоа што табелата всушност ги зафаќа само првите шест реда, можеме да го кажеме фактот дека 913377 линиите се, всушност, бескорисно оптоварување, што не само што ја зголемува големината на датотеката, туку, затоа што постојаната пресметка на целиот опсег од програмата при извршување на какво било дејство, ја успорува работата на документот.
Се разбира, во реалноста, толку голем јаз помеѓу реалниот опсег на работа и оној што го презема Ексел е доста редок, и зедовме толку голем број на линии за јасност. Иако, понекогаш има дури и случаи кога работната површина е целата површина на листот.
- За да го надминете овој проблем, треба да ги избришете сите редови, од првото празно до самиот крај на листот. За да го направите ова, изберете ја првата ќелија, која е веднаш под табелата и внесете ја комбинацијата на копчето Ctrl + Shift + стрелка надолу.
- Како што можете да видите, после тоа беа избрани сите елементи од првата колона, почнувајќи од наведената ќелија до крајот на табелата. Потоа кликнете на содржината со десното копче на глувчето. Во контекстното мени што се отвора, изберете Избриши.
Многу корисници се обидуваат да ги избришат со кликнување на копчето. Избриши на тастатурата, но не е така. Оваа акција ја чисти содржината на клетките, но самите не ги брише. Затоа, во нашиот случај, тоа нема да помогне.
- Откако ја избравме предметот "Избриши ..." во контекстното мени, се отвора мал прозорец за бришење на ќелии. Ние го ставаме прекинувачот во позиција во него "Линија" и кликнете на копчето „ОК“.
- Сите редови од избраниот опсег се избришани. Бидете сигурни дека повторно ја зачувате книгата со кликнување на иконата на дискетата во горниот лев агол на прозорецот.
- Сега да видиме како тоа ни помогна. Изберете која било ќелија во табелата и напишете кратенка Ctrl + Крај. Како што можете да видите, Excel ја избра последната ќелија на табелата, што значи дека сега е последниот елемент на работниот простор на листот.
- Сега преминете на делот „Детали“ јазичиња Датотекада откриеме колку е намалена тежината на нашиот документ. Како што можете да видите, сега е 32,5 KB. Потсетете се дека пред постапката за оптимизација, нејзината големина беше 56,5 Kb. Така, таа беше намалена за повеќе од 1,7 пати. Но, во овој случај, главно достигнување не е дури и намалувањето на тежината на датотеката, туку дека програмата сега е ослободена од пресметување на всушност неискористениот опсег, што значително ќе ја зголеми брзината на обработка на документот.
Ако книгата има неколку листови со кои работите, треба да спроведете слична постапка со секој од нив. Ова дополнително ќе ја намали големината на документот.
Метод 2: Елиминирање на форматирањето
Друг важен фактор што го отежнува документот Excel е премногу форматирање. Ова може да вклучува употреба на разни видови фонтови, граници, формати на броеви, но пред сè се однесува на пополнување клетки со различни бои. Значи, пред дополнително да ја форматирате датотеката, треба да размислите двапати дали дефинитивно вреди или дали можете лесно да направите без оваа постапка.
Ова е особено точно за книгите што содржат голема количина на информации, кои само по себе имаат значителна големина. Додавањето форматирање во книга може да ја зголеми нејзината тежина дури и неколку пати. Затоа, треба да изберете средно ниво помеѓу видливоста на презентирање на информации во документот и големината на датотеката, да примените форматирање само таму каде што навистина се потребни.
Друг фактор поврзан со форматирање на тежината е тоа што некои корисници претпочитаат да ги наполнат клетките. Односно, тие ја форматираат не само самата табела, туку и опсегот што е под него, понекогаш дури и до крајот на листот, со очекување дека кога ќе се додадат нови редови на табелата, нема да биде потребно секој пат повторно да ги форматираат.
Но, не се знае точно кога ќе се додадат нови линии и колку ќе бидат додадени, а со вакво прелиминарно форматирање ќе ја направите датотеката уште потешка сега, што исто така ќе влијае негативно на брзината на работа со овој документ. Затоа, ако применивте форматирање на празни ќелии кои не се вклучени во табелата, тогаш тоа мора да се отстрани.
- Прво на сите, треба да ги изберете сите клетки што се наоѓаат под опсегот со податоците. За да го направите ова, кликнете на бројот на првата празна линија во вертикалната координативна табла. Целата линија е истакната. После тоа, ја користиме веќе познатата комбинација на копчиња Ctrl + Shift + стрелка надолу.
- После тоа, ќе биде истакнат целиот опсег на редови под делот на табелата исполнет со податоци. Да се биде во табулаторот „Дома“ кликнете на иконата „Чиста“сместена на лентата во алатникот „Уредување“. Се отвора мало мени. Изберете позиција во неа "Јасни формати".
- По оваа акција, форматирањето ќе се избрише во сите ќелии од избраниот опсег.
- На ист начин, можете да го отстраните непотребното форматирање во самата табела. За да го направите ова, изберете индивидуални ќелии или опсег во кој сметаме дека форматирањето е минимално корисно, кликнете на копчето „Чиста“ од лентата и од списокот, изберете "Јасни формати".
- Како што можете да видите, форматирањето во избраниот опсег на табелата е целосно отстрането.
- После тоа, се враќаме во овој опсег неколку елементи за форматирање што ги сметаме за соодветни: граници, формати на броеви, итн.
Горенаведените чекори ќе помогнат значително да се намали големината на работната книга на Excel и да се забрза работата во него. Но, подобро е првично да се користи форматирање само таму каде што е навистина соодветно и неопходно отколку да се потроши време подоцна на оптимизација на документот.
Лекција: Форматирање на табели во Excel
Метод 3: бришење врски
Некои документи имаат многу голем број врски од каде се влечат вредностите. Ова исто така може сериозно да ја забави брзината на работа во нив. Надворешните врски со други книги се особено влијателни во ова шоу, иако внатрешните врски, исто така, негативно влијаат на перформансите. Ако изворот од каде врската ја зема информацијата не се ажурира постојано, тоа е, има смисла да ги замените адресните врски во ќелиите со обични вредности. Ова може да ја зголеми брзината на работа со документ. Можете да видите дали врската или вредноста е во одредена ќелија во лентата со формули по изборот на елементот.
- Изберете ја областа во која се содржани врските. Да се биде во табулаторот „Дома“кликнете на копчето Копирај што се наоѓа на лентата во групата за поставки Клипборд.
Алтернативно, откако ќе обележите опсег, можете да користите комбинација на копчиња Ctrl + C
- Откако ќе се копираат податоците, ние не го отстрануваме изборот од областа, туку кликнуваме на него со десното копче на глувчето. Контекстното мени е лансирано. Во него во блокот Вметнете опции треба да кликнете на иконата „Вредности“. Има форма на икона со прикажаните броеви.
- После тоа, сите врски во избраната област ќе бидат заменети со статистички вредности.
Но, имајте на ум дека оваа опција за оптимизација на работната книга Excel не е секогаш прифатлива. Може да се користат само кога податоците од оригиналниот извор не се динамични, односно нема да се менуваат со времето.
Метод 4: промени во форматот
Друг начин за значително намалување на големината на датотеката е да го промените неговиот формат. Овој метод веројатно помага повеќе од кој било друг да ја компресира книгата, иако горенаведените опции исто така треба да се користат во комбинација.
Во Excel има неколку "природни" формати на датотеки - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Форматот xls беше основно продолжение за програмските верзии Excel 2003 и порано. Веќе е застарено, но сепак, многу корисници продолжуваат да го применуваат. Покрај тоа, има моменти кога треба да се вратите на работа со стари датотеки што беа создадени пред многу години, кога немаше модерни формати. Да не зборувам за фактот дека многу програми од трети страни кои не знаат како да ги обработуваат подоцнежните верзии на документите на Excel, работат со книги со ова продолжение.
Треба да се напомене дека книга со екстензија xls е многу поголема од нејзиниот современ аналог на xlsx формат, што Excel во моментов го користи како главна. Прво на сите, ова се должи на фактот дека датотеките xlsx, всушност, се компресирани архиви. Затоа, ако ја користите наставката xls, но сакате да ја намалите тежината на книгата, можете да го направите ова едноставно со повторно зачувување во xlsx формат.
- За да конвертирате документ од формат xls во формат xlsx, одете на јазичето Датотека.
- Во прозорецот што се отвора, веднаш обрнете внимание на делот „Детали“, каде што се посочува дека документот моментно тежи 40 Kbytes. Следно, кликнете на името "Зачувај како ...".
- Се отвора прозорецот за зачувување. Ако сакате, можете да се префрлите на нов директориум во него, но за повеќето корисници е поудобно да го чувате новиот документ на истото место како изворот. Името на книгата, ако сакате, може да се промени во полето "Име на датотека", иако не е потребно. Најважно во оваа постапка е да се постави на полето Тип на датотека вредност "Работна книга на Excel (.xlsx)". После тоа, можете да го притиснете копчето „ОК“ на дното на прозорецот.
- Откако ќе заврши штедењето, ајде да одиме во делот „Детали“ јазичиња Датотекада се види колку е намалена тежината. Како што можете да видите, сега е 13,5 KB наспроти 40 KB пред постапката за конверзија. Тоа е, само зачувувањето во модерен формат овозможи да се компресира книгата скоро три пати.
Покрај тоа, во Excel има уште еден модерен xlsb формат или бинарна книга. Во него, документот се чува во бинарно кодирање. Овие датотеки тежат дури и помалку од книгите во формат xlsx. Покрај тоа, јазикот на кој се напишани е најблизок до Excel. Затоа, работи со такви книги побрзо отколку со кое било друго продолжение. Во исто време, книгата на наведениот формат во однос на функционалноста и можностите за користење на разни алатки (форматирање, функции, графика, итн.) Во никој случај не е инфериорен во однос на форматот xlsx и го надминува форматот xls.
Главната причина зошто xlsb не стана стандарден формат во Excel е тоа што трети лица програми тешко можат да работат со тоа. На пример, ако треба да извезувате информации од Excel до 1C, ова може да се направи со документи од xlsx или xls, но не со xlsb. Но, ако не планирате да пренесувате податоци во која било програма на трети страни, тогаш можете безбедно да го зачувате документот во формат xlsb. Ова ќе ви овозможи да ја намалите големината на документот и да ја зголемите брзината на работа во него.
Постапката за зачувување на датотеката во наставката xlsb е слична на онаа што ја направивме за наставката xlsx. Во табулаторот Датотека кликнете на ставката "Зачувај како ...". Во прозорецот за зачувување што се отвора, во полето Тип на датотека треба да изберете опција "Excel Binary Workbook (* .xlsb)". Потоа кликнете на копчето Зачувај.
Ние ја разгледуваме тежината на документот во делот „Детали“. Како што можете да видите, тој се намали дури и повеќе и сега е само 11,6 KB.
Сумирајќи ги општите резултати, можеме да кажеме дека ако работите со датотека во xls формат, тогаш најефикасниот начин за намалување на нејзината големина е да го зачувате во современи формати xlsx или xlsb. Ако веќе ги користите податоците за продолжување на датотеката, тогаш за да ја намалите нивната тежина, треба правилно да го конфигурирате работниот простор, да отстраните прекумерно форматирање и непотребни врски. Getе добиете најголемо враќање ако ги извршите сите овие дејства во комплекс и не се ограничувајте само на една опција.
