Гледајќи ги сувите броеви на табелите, тешко е на прв поглед да се фати големата слика што тие ја претставуваат. Но, Microsoft Excel има графичка алатка за визуелизација со која можете да ги визуелизирате податоците содржани во табелите. Ова ви овозможува полесно и побрзо да апсорбирате информации. Оваа алатка се нарекува форматирање на условно. Ајде да видиме како да се користи форматирање на условно во Microsoft Excel.
Едноставни опции за форматирање на условно
За да форматирате одредена област на ќелии, треба да ја изберете оваа област (најчесто колона), а во табулаторот "Дома", кликнете на копчето "Условно форматирање", кое се наоѓа на лентата во лентата со алатки "Стилови".
После тоа, се отвора менито за форматирање со условно. Еве три главни типа на форматирање:
- Хистограми
- Дигитални скали;
- Беџите.
За да може условно да се форматира како хистограм, изберете ја колоната за податоци и кликнете на соодветната ставка од менито. Како што можете да видите, се чини дека се избрани неколку видови на хистограми со градиент и цврсто полнење. Изберете ја оној што, според ваше мислење, е најсоодветен со стилот и содржината на табелата.
Како што можете да видите, хистограмите се појавиле во избраните ќелии на колоната. Колку е поголема нумеричката вредност во ќелиите, толку подолго е хистограмот. Покрај тоа, во верзии на Excel 2010, 2013 и 2016 година, можно е правилно прикажување на негативни вредности во хистограм. Но, верзијата од 2007 година нема таква можност.
Кога користите лента за боја наместо хистограм, исто така е можно да изберете различни опции за оваа алатка. Во овој случај, како по правило, колку поголема вредност се наоѓа во ќелијата, толку повеќе е заситена бојата на скалата.
Најинтересна и сложена алатка меѓу овој сет на функции за форматирање се иконите. Постојат четири главни групи на икони: насоки, форми, индикатори и оценки. Секоја опција избрана од корисникот вклучува употреба на различни икони при проценка на содржината на ќелијата. Целата избрана област е скенирана од Excel и сите вредности на ќелијата се поделени на делови според вредностите наведени во нив. Зелените икони се однесуваат на најголемите вредности, жолтиот опсег до вредностите на средниот опсег, а вредностите лоцирани во најмалата третина се означени со црвени икони.
При изборот на стрели, како икони, покрај дизајнот на боја, се користи и сигнализација во форма на насоки. Значи, стрелката свртена нагоре се применува на големи вредности, лево - до средни вредности, долу - на мали. При употреба на фигури, најголемите вредности се означени со круг, среден со триаголник и мали со ромб.
Правила за избор на ќелии
Стандардно, се користи правило во кое сите ќелии на избраниот фрагмент се означени со одредена боја или икона, според вредностите лоцирани во нив. Но, користејќи го менито, што веќе споменавме погоре, можете да примените други правила за именување.
Кликнете на изборникот „Правила за избор на ќелија“. Како што можете да видите, постојат седум основни правила:
- Повеќе;
- Помалку;
- Еднакво;
- Помеѓу;
- Датум
- Двојни вредности.
Разгледајте ја примената на овие активности со примери. Изберете го опсегот на ќелии и кликнете на точката "Повеќе ...".
Се отвора прозорец во кој треба да поставите вредности поголеми од кој број ќе биде означен. Ова е направено во полето "Формат на ќелии кои се поголеми". Стандардно, просечната вредност на опсегот автоматски се внесува тука, но можете да поставите која било друга, или да ја наведете адресата на ќелијата што го содржи овој број. Последната опција е погодна за динамични табели во кои податоците постојано се менуваат или за ќелија во која се применува формулата. На пример, ја поставивме вредноста на 20,000.
Во следното поле, треба да одлучите како ќе бидат обележани клетките: светло црвено полнење и темноцрвена боја (по дифолт); жолт пополнет и темно жолт текст; црвен текст итн. Покрај тоа, постои сопствен формат.
Кога одите на оваа ставка, се отвора прозорец во кој можете да го уредувате изборот, скоро како што сакате, користејќи различни опции за фонтови, пополнувања и граници.
Откако ќе се решиме, со вредностите во прозорецот за поставки за правилата за избор, кликнете на копчето "OK".
Како што можете да видите, ќелиите се избираат, според утврденото правило.
Според истиот принцип, вредностите се распределуваат при примена на правилата „Помалку, помеѓу и еднакви“. Само во првиот случај, клетките се распределуваат помалку од вредноста утврдена од вас; во вториот случај, поставен е интервал на броеви, ќелиите со кои ќе бидат распределени; во третиот случај, одреден е одреден број и ќе бидат избрани само оние што го содржат.
Текстот содржи правило за избор главно се применува на клетките со формат на текст. Во прозорецот за поставување правила, треба да го наведете зборот, дел од зборот или секвенцијален збир на зборови, кога ќе ги пронајдете, соодветните ќелии ќе бидат обележани на начинот на кој сте поставиле.
Правилото за датум се однесува на ќелии кои содржат вредности во формат на датум. Во исто време, во поставките можете да го поставите изборот на ќелии до кога настанот се случил или ќе се случи: денес, вчера, утре, за последните 7 дена, итн.
Применувајќи го правилото "Повторливи вредности", можете да го конфигурирате изборот на ќелии според тоа што податоците поставени во нив се совпаѓаат со еден од критериумите: дали податоците се повторуваат или уникатни.
Правила за избор на прва и последна вредност
Покрај тоа, менито за форматирање на условно има уште една интересна ставка - "Правила за избор на првите и последните вредности." Овде можете да поставите избор на само најголеми или најмали вредности во опсегот на ќелии. Во исто време, може да се користи селекција, како по нарачки, така и по процент. Постојат следниве критериуми за избор, кои се прикажани во соодветните ставки од менито:
- Првите 10 елементи;
- Први 10%;
- Последните 10 артикли;
- Последни 10%;
- Над просекот;
- Под просекот.
Но, откако ќе кликнете на соодветната ставка, можете малку да ги промените правилата. Се отвора прозорец во кој е избран типот на селекција и, ако сакате, можете да поставите различна граница за избор. На пример, со кликнување на точката „Први 10 елементи“, во прозорецот што се отвора, во полето „Форматирај ги првите ќелии“, го заменуваме бројот 10 со 7. Така, откако ќе кликнеме на копчето „ОК“, не се избираат 10-те најголеми вредности, туку само 7.
Креирај правила
Горе, разговаравме за правилата што веќе се поставени во Excel, а корисникот може едноставно да избере кој било од нив. Но, покрај тоа, ако сака, корисникот може да создаде свои правила.
За да го направите ова, кликнете на ставката „Други правила…“ лоцирана на самиот крај на списокот во која било подлога од менито за форматирање на условно.
Се отвора прозорец каде треба да изберете едно од шесте типови правила:
- Форматирајте ги сите ќелии врз основа на нивните вредности
- Форматирајте само клетки што содржат;
- Форматирајте ги само првите и последните вредности;
- Форматирајте само вредности кои се над или под просекот;
- Форматирајте само уникатни или дупликатни вредности;
- Користете формула за да дефинирате форматирани ќелии.
Според избраниот вид правила, во долниот дел од прозорецот треба да конфигурирате промена во описот на правилата со поставување на вредностите, интервалите и другите вредности, за кои веќе разговаравме подолу. Само во овој случај, поставувањето на овие вредности ќе биде пофлексибилно. Веднаш е поставено, со промена на фонтот, границите и пополнете, како точно ќе изгледа изборот. Откако ќе завршат сите поставки, треба да кликнете на копчето "OK" за да ги зачувате промените.
Управување со правило
Во Excel, можете да примените неколку правила одеднаш на истиот опсег на ќелии, но само последното внесено правило ќе биде прикажано на екранот. Со цел да се регулира спроведувањето на разни правила во врска со одреден опсег на ќелии, треба да го изберете овој опсег, а во главното мени за форматирање на условно, одете до ставка за управување со правилата.
Се отвора прозорец каде се прикажани сите правила што се однесуваат на избраниот опсег на клетки. Правилата се применуваат од врвот до дното како што се наведени. Така, ако правилата се противречни едни со други, тогаш всушност извршувањето на само најновите од нив се прикажува на екранот.
За да ги размените правилата, има копчиња во форма на стрели што се насочуваат нагоре и надолу. Со цел правило да се прикаже на екранот, треба да го изберете и да кликнете на копчето во форма на стрелка што покажува надолу, додека правилото не ја земе последната линија во списокот.
Постои уште една опција. Треба да ја проверите кутијата во колоната со името "Стоп ако е точно" спротивно на правилото што ни треба. Така, поминувајќи ги правилата од горе долу, програмата ќе застане токму на правилото близу до кое се наоѓа оваа ознака и нема да се спушти, што значи дека ова правило всушност ќе се исполни.
Во истиот прозорец има копчиња за создавање и промена на избраното правило. Откако ќе ги кликнете на овие копчиња, се ставаат прозорците за создавање и промена на правилата, за кои дискутиравме погоре.
Со цел да избришете правило, треба да го изберете и да кликнете на копчето "Избриши правило".
Покрај тоа, можете да ги избришете правилата преку главното мени за форматирање на условно. За да го направите ова, кликнете на точката "Избриши правила". Се отвора подменик каде што можете да изберете една од опциите за бришење: или избришете ги правилата само на избраниот опсег на ќелии, или избришете ги апсолутно сите правила што се на отворениот работен лист на Excel.
Како што можете да видите, форматирањето на условно е многу моќна алатка за визуелизирање на податоците во табела. Со него, можете да ја конфигурирате табелата, така што општите информации за тоа ќе бидат асимилирани од корисникот на прв поглед. Покрај тоа, форматирањето на условите дава голем естетски привлечност на документот.
