Пакетот Microsoft Office има посебна програма за создавање база на податоци и работа со нив - Пристап. Сепак, многу корисници претпочитаат да користат попознати апликации за овие цели - Excel. Треба да се напомене дека оваа програма ги има сите алатки за создавање целосна база на податоци (ДБ). Ајде да откриеме како да го направите ова.
Процес на креирање
Базата на податоци Excel е структуриран збир на информации дистрибуирани низ колоните и редовите на листот.
Според специјалната терминологија, се именувани редови на бази на податоци "записи". Секој запис содржи информации за индивидуален предмет.
Колумни се нарекуваат „полиња“. Секое поле содржи посебен параметар за сите записи.
Тоа е, рамката на која било база на податоци во Excel е редовна табела.
Создавање табела
Значи, пред сè, треба да создадеме табела.
- Внесуваме наслови на полињата (колоните) на базата на податоци.
- Пополнете го името на записите (редовите) на базата на податоци.
- Продолжуваме да ја пополнуваме базата на податоци.
- Откако ќе се пополни базата на податоци, ние ги форматираме информациите во неа според наше дискреционо право (фонт, граници, пополнување, избор, локација на текст во однос на ќелијата, итн.).
Ова го комплетира креирањето на рамката за базата на податоци.
Лекција: Како да направите табела во Excel
Доделување атрибути на базата на податоци
За да може Ексел да ја согледа табелата не само како опсег на ќелии, туку како база на податоци, треба да му се доделат соодветни атрибути.
- Одете на јазичето „Податоци“.
- Изберете го целиот опсег на табелата. Десен клик Во контекстното мени, кликнете на копчето "Додели име ...".
- Во графиконот "Име" означете го името што сакаме да ја именуваме базата на податоци. Предуслов е дека името мора да започне со буква, и да не треба да има празни места. Во графиконот „Опсег“ можете да ја промените адресата на областа на табелата, но ако ја изберете правилно, тогаш не треба да менувате ништо тука. Можете по избор да наведете белешка во посебно поле, но овој параметар е задолжително. Откако ќе се направат сите промени, кликнете на копчето „ОК“.
- Кликнете на копчето Зачувај во горниот дел од прозорецот или напишете ја кратенката на тастатурата Ctrl + S, со цел да се зачува базата на податоци на тврдиот диск или отстранлив медиум поврзан со компјутер.
Можеме да кажеме дека после тоа веќе имаме готова база на податоци. Можете да работите со тоа во државата како што е претставено сега, но многу можности ќе бидат намалени. Подолу ќе разговараме за тоа како да ја направиме базата на податоци пофункционална.
Сортирајте и филтрирајте
Работа со бази на податоци, пред сè, овозможува можност за организирање, селекција и сортирање на записи. Поврзете ги овие функции со нашата база на податоци.
- Ние ги избираме информациите за полето со кое ќе организираме. Кликнете на копчето "Сортирај" што се наоѓа на лентата во јазичето „Податоци“ во алатникот Сортирајте и филтрирајте.
Сортирањето може да се изврши на скоро секој параметар:
- азбучно име;
- Датум
- број итн.
- Во следниот прозорец што се појавува, прашањето ќе биде дали да се користи само избраната област за сортирање или автоматски да се прошири. Изберете автоматско проширување и кликнете на копчето "Сортирање ...".
- Се отвора прозорецот за поставки за сортирање. На полето Подредете според наведете го името на полето преку кое ќе се спроведе.
- На полето „Подреди“ означува точно како ќе се изврши. За ДБ најдобро е да изберете параметар „Вредности“.
- На полето "Нарачај" наведете во кој редослед ќе се изврши сортирањето. За различни типови информации, различни вредности се прикажани во овој прозорец. На пример, за текстуални податоци - ова ќе биде вредноста „Од А до З“ или „Од З до А“, и за нумерички - "Растечки" или "Опаѓање".
- Важно е да бидете сигурни дека околу вредноста "Моите податоци содржат заглавија" имаше ознака за проверка. Ако не е, тогаш треба да го ставите.
Откако ќе ги внесете сите потребни параметри, кликнете на копчето „ОК“.
После тоа, информациите во базата на податоци ќе бидат сортирани според наведените поставки. Во овој случај, ние ги сортиравме според имињата на вработените во претпријатието.
- Една од најзгодните алатки кога работите во базата на податоци Ексел е автоматски филтер. Го избираме целиот опсег на базата на податоци во блокот за поставки Сортирајте и филтрирајте кликнете на копчето "Филтер".
- Како што можете да видите, после тоа во ќелиите со имињата на полето се појавија пиктограми во форма на превртени триаголници. Ние кликнуваме на иконата на колоната чија вредност ќе ја филтрираме. Во прозорецот што се отвора, одштиклирајте ги вредностите со кои сакаме да скриеме записи. Откако ќе се направи изборот, кликнете на копчето „ОК“.
Како што можете да видите, после тоа, редовите во кои се содржани вредностите од кои неистериравме беа скриени од табелата.
- За да ги вратиме сите податоци на екранот, кликнуваме на иконата на колоната што е филтрирана и во прозорецот што се отвора, проверете ги кутиите спроти сите артикли. Потоа кликнете на копчето „ОК“.
- Со цел целосно да го отстраните филтрирањето, кликнете на копчето "Филтер" на снимката.
Лекција: Подредете ги и филтрирајте ги податоците во Excel
Пребарај
Ако има голема база на податоци, погодно е да ја пребарувате со помош на специјална алатка.
- За да го направите ова, одете на јазичето „Дома“ и на панделката во алатникот „Уредување“ кликнете на копчето Најдете и означете.
- Се отвора прозорец во кој сакате да ја наведете посакуваната вредност. После тоа, кликнете на копчето „Најдете следно“ или Најдете ги сите.
- Во првиот случај, првата ќелија во која има одредена вредност станува активна.
Во вториот случај, се отвора целиот список на клетки што ја содржат оваа вредност.
Лекција: Како да направите пребарување во Excel
Замрзнување области
Кога креирате база на податоци, погодно е да се поправат ќелиите со имињата на записите и полињата. Кога работите со голема база на податоци - ова е едноставно неопходен услов. Инаку, постојано треба да поминувате време да се движите низ листот за да видите кој ред или колона одговара на одредена вредност.
- Изберете ја ќелијата, областа на горниот и левиот дел од која сакате да ја поправите. Willе се наоѓа веднаш под заглавието и десно од имињата на записите.
- Да се биде во табулаторот „Поглед“ кликнете на копчето "Заклучи области"лоцирани во групата алатки „Прозорец“. Во паѓачката листа, изберете ја вредноста "Заклучи области".
Сега имињата на полињата и записите секогаш ќе бидат пред вашите очи, без разлика колку ќе го скролувате листот со податоци.
Лекција: Како да лоцирате област во Excel
Спушти список
За некои полиња од табелата, ќе биде оптимално да се организира паѓачки список, така што корисниците, кога додаваат нови записи, можат да наведат само одредени параметри. Ова е релевантно, на пример, за поле „Пол“. Навистина, постојат само две опции: машки и женски.
- Создадете дополнителен список. Beе биде најзгодно да го поставите на друг лист. Во него го означуваме списокот на вредности што ќе се појават во паѓачката листа.
- Изберете ја оваа листа и кликнете на неа со десното копче на глувчето. Во менито што се појавува, изберете "Додели име ...".
- Се отвора прозорец веќе познат за нас. Во соодветното поле, ние доделуваме име во нашиот опсег, според условите споменати погоре.
- Се враќаме на листот со базата на податоци. Изберете го опсегот до кој ќе се примени паѓачката листа. Одете на јазичето „Податоци“. Кликнете на копчето Потврдување на податоцитесместена на лентата во алатникот "Работа со податоци".
- Се отвора прозорецот за проверка на видливи вредности. На полето "Тип на податоци" ставете го прекинувачот во положба Листа. На полето „Извор“ поставете го знакот "=" и веднаш после тоа, без празно место, напишете го името на паѓачката листа, која му дадовме малку повисоко. После тоа, кликнете на копчето „ОК“.
Сега, кога ќе се обидете да внесете податоци во опсегот каде е поставено ограничувањето, се појавува список во кој можете да изберете помеѓу јасно поставените вредности.
Ако се обидете да напишете произволни знаци во овие ќелии, ќе се појави порака за грешка. Е мора да се вратите назад и да направите правилен запис.
Лекција: Како да направите паѓачка листа во Excel
Се разбира, Excel е инфериорен во однос на неговите способности во однос на специјализираните програми за создавање бази на податоци. Сепак, има алатки кои во повеќето случаи ќе ги задоволат потребите на корисниците кои сакаат да создадат база на податоци. Со оглед на фактот дека функциите на Excel, во споредба со специјализираните апликации, им се познати на обичните корисници многу подобро, во овој поглед, развојот на Microsoft има дури и некои предности.
