Дополнителните празни места во текстот не обојуваат никаков документ. Особено тие не треба да бидат дозволени во табели што им се дадени на раководството или на јавноста. Но, дури и ако ви треба да ги користите податоците само за лични цели, дополнителните места можат да го зголемат обемот на документот, што е негативен фактор. Покрај тоа, присуството на вакви дополнителни елементи го отежнува пребарувањето на датотеката, примената на филтрите, користењето сортирање и некои други алатки. Ајде да откриеме на кои начини тие можат брзо да се најдат и отстранат.
Лекција: Отстранување на големи простори во Microsoft Word
Технологија за отстранување на празнините
Веднаш мора да кажете дека просторите во Excel можат да бидат од различни типови. Може да бидат простори помеѓу зборови, простор на почетокот на некоја вредност и на крајот, раздвојувачи помеѓу цифри на нумерички изрази итн. Според тоа, алгоритмот за нивна елиминација во овие случаи е различен.
Метод 1: користете ја алатката Replace
Со заменувањето на двојните празни места помеѓу зборовите по сингл во Excel, алатката прави одлична работа Заменете.
- Да се биде во табулаторот „Дома“кликнете на копчето Најдете и означетешто се наоѓа во блокот со алатки „Уредување“ на снимката. Во паѓачката листа, изберете Заменете. Можете исто така, наместо на горенаведените активности, само да напишете кратенка на тастатурата Ctrl + H.
- Во која било од опциите, прозорецот Пронајди и замени се отвора во табот Заменете. На полето Најдете поставете го покажувачот и кликнете двапати на копчето Вселенска лента на тастатурата. На полето "Заменете со" вметнете еден простор. Потоа кликнете на копчето Заменете ги сите.
- Програмата го заменува двојниот простор со еден простор. После тоа, се појавува прозорец со извештај за сработеното. Кликнете на копчето „ОК“.
- Следно, повторно се појавува прозорец Пронајдете и заменете. Ние ги извршуваме точно истите постапки во овој прозорец како што е опишано во вториот став од оваа инструкција додека не се појави порака во која се наведува дека посакуваните податоци не се пронајдени.
Така, се ослободивме од дополнителните двојни простори помеѓу зборовите во документот.
Лекција: Замена на карактери во Excel
Метод 2: отстранете ги празнините помеѓу цифрите
Во некои случаи, празни места се поставуваат помеѓу цифри во бројки. Ова не е грешка, само за визуелната перцепција на голем број овој вид на пишување е поудобен. Но, сепак, ова е далеку од секогаш прифатливо. На пример, ако ќелијата не е форматирана за нумерички формат, додавањето сепаратор може негативно да влијае на исправноста на пресметките во формулите. Затоа, станува релевантно прашањето за отстранување на таквите сепаратори. Оваа задача може да се изврши со употреба на истата алатка. Пронајдете и заменете.
- Изберете ја колоната или опсегот во кој сакате да ги отстраните сепараторите помеѓу броевите. Оваа точка е многу важна, затоа што ако опсегот не е избран, алатката ќе ги отстрани сите празни места од документот, вклучително и помеѓу зборовите, односно таму каде што се навистина потребни. Следно, како порано, кликнете на копчето Најдете и означете во алатникот „Уредување“ на лентата во јазичето „Дома“. Во дополнителното мени, изберете Заменете.
- Прозорецот започнува повторно Пронајдете и заменете во табулаторот Заменете. Но, овој пат ќе воведеме малку различни вредности во полињата. На полето Најдете постави еден простор и полето "Заменете со" оставете го воопшто празно. За да бидете сигурни дека нема празни места во ова поле, поставете го курсорот во него и држете го копчето за backspace (во форма на стрела) на тастатурата. Држете го копчето додека курсорот не се потпира на левата граница на полето. После тоа, кликнете на копчето Заменете ги сите.
- Програмата ќе ја изврши работата на отстранување празни места помеѓу броевите. Како и во претходниот метод, за да бидете сигурни дека задачата е целосно завршена, извршете второ пребарување сè додека не се појави порака дека не е пронајдена саканата вредност.
Раздвојувањата помеѓу цифрите ќе бидат отстранети, а формулите ќе почнат да се пресметуваат правилно.
Метод 3: отстранете ги раздвојувачите помеѓу битовите со форматирање
Но, постојат ситуации кога јасно гледате дека на листот цифрите се одвојуваат на броеви по празни места, а пребарувањето не дава резултати. Ова укажува на тоа дека во овој случај, раздвојувањето се извршувало со форматирање. Ваквата опција за простор нема да влијае на исправноста на прикажувањето на формулите, но во исто време, некои корисници веруваат дека без неа табелата ќе изгледа подобро. Ајде да погледнеме како да ја отстраниме оваа опција за раздвојување.
Бидејќи празни места биле направени со помош на алатки за форматирање, тие можат да се отстранат само со истите алатки.
- Изберете опсег на броеви со разграничувачи. Кликнете на изборот со десното копче на глувчето. Во менито што се појавува, изберете "Формат на ќелија ...".
- Прозорецот за форматирање започнува. Одете на јазичето „Број“во случај откритието да се случи на друго место. Ако поделувањето е одредено со користење на форматирање, тогаш во блокот на параметрите "Формати на броеви" мора да се инсталира опција „Нумерички“. Десната страна на прозорецот ги содржи точните поставки за овој формат. За точка "Одвојувач на редови ()" само треба да го одштиклирате. Потоа, за да стапат на сила промените, кликнете на копчето „ОК“.
- Прозорецот за форматирање се затвора и се отстранува раздвојувањето помеѓу цифрите на броевите во избраниот опсег.
Лекција: Форматирање на табели во Excel
Метод 4: отстранете ги празните места користејќи ја функцијата
Инструмент Пронајдете и заменете Одлично за отстранување дополнителни простори помеѓу карактери. Но, што ако треба да се отстранат на почетокот или на крајот на изразот? Во овој случај, функција од текстуалната група на оператори ќе дојде до спасување ПРАЗНИЦИ.
Оваа функција ги отстранува сите празни места од текстот на избраниот опсег, освен за единечни празни места помеѓу зборовите. Тоа е, тој е во состојба да го реши проблемот со празни места на почетокот на зборот во ќелија, на крајот на еден збор, а исто така да отстрани двојни празни места.
Синтаксата на овој оператор е прилично едноставна и има само еден аргумент:
= ВИСТИНА (текст)
Како аргумент „Текст“ директно може да се појави текстуален израз, како и врска до ќелијата во која е содржана. За нашиот случај, ќе се разгледа само последната опција.
- Изберете ја ќелијата сместена паралелно со колоната или редот каде просторите треба да се отстранат. Кликнете на копчето "Вметни функција"сместено лево од лентата со формули.
- Започнува прозорецот за функции Волшебник. Во категоријата "Комплетен азбучен список" или „Текст“ во потрага по елемент СЗПРОБЕЛНО. Изберете го и кликнете на копчето. „ОК“.
- Се отвора прозорецот на аргументите за функција. За жал, оваа функција не предвидува употреба на целиот опсег што ни е потребен како аргумент. Затоа, го ставаме курсорот во полето за аргументи, а потоа ја избираме првата ќелија од опсегот со кој работиме. Откако ќе се прикаже адресата на ќелијата во полето, кликнете на копчето „ОК“.
- Како што можете да видите, содржината на ќелијата е прикажана во областа во која се наоѓа функцијата, но без дополнителни празни места. Вршивме отстранување на празни места само за еден елемент од опсегот. За да ги избришете во други клетки, треба да извршите слични активности со други клетки. Се разбира, можете да извршите посебна операција со секоја клетка, но ова може да потрае многу време, особено ако опсегот е голем. Постои начин значително да се забрза процесот. Поставете го покажувачот во долниот десен агол на ќелијата што веќе ја содржи формулата. Курсорот се претвора во мал крст. Се нарекува маркер за полнење. Држете го левото копче на глувчето и влечете го маркерот за полнење паралелно со опсегот во кој сакате да ги отстраните празните места.
- Како што можете да видите, по овие активности се формира нов пополнет опсег, во кој се наоѓаат сите содржини на оригиналната област, но без дополнителни места. Сега сме соочени со задачата да ги замениме вредностите на оригиналниот опсег со конвертираните податоци. Ако извршиме едноставна копија, формулата ќе се копира, што значи дека пастата нема да работи правилно. Затоа, треба само да ги копираме вредностите.
Изберете го опсегот со конвертираните вредности. Кликнете на копчето Копирајсместена на лентата во јазичето „Дома“ во групата алатки Клипборд. Алтернативно, по истакнувањето, можете да напишете комбинација на клучеви Ctrl + C.
- Изберете го оригиналниот опсег на податоци. Кликнете на изборот со десното копче на глувчето. Во контекстното мени во блокот Вметнете опции изберете ставка „Вредности“. Тој е прикажан како квадратна иконограма со броеви внатре.
- Како што можете да видите, по горенаведените чекори, вредностите со дополнителни простори беа заменети со идентични податоци без нив. Тоа е, задачата е завршена. Сега можете да го избришете транзитниот регион што беше користен за трансформацијата. Изберете го опсегот на клетки што ја содржат формулата ПРАЗНИЦИ. Ние кликнуваме на него со десното копче на глувчето. Во активираното мени, изберете Јасна содржина.
- После тоа, вишокот на податоци ќе биде отстранет од листот. Ако има други опсези во табелата што содржат дополнителни простори, тогаш треба да се справите со нив користејќи го точно истиот алгоритам како што е опишано погоре.
Лекција: Функција Волшебник во Excel
Лекција: Како да направите автоматско комплетирање во Excel
Како што можете да видите, постојат голем број на начини за брзо отстранување на дополнителни простори во Excel. Но, сите овие опции се спроведуваат со само две алатки - прозорци Пронајдете и заменете и оператор ПРАЗНИЦИ. Во одреден случај, може да се користи и форматирање. Не постои универзален начин што би бил најзгодно да се користи во сите ситуации. Во еден случај, ќе биде оптимално да се користи една опција, а во втората - друга, итн. На пример, отстранувањето на двоен простор помеѓу зборовите е најверојатно алатка Пронајдете и заменете, но само функцијата може правилно да ги отстрани празнините на почетокот и на крајот на ќелијата ПРАЗНИЦИ. Затоа, корисникот мора да одлучи за примена на одреден метод врз основа на ситуацијата.
