Кога развивате големи проекти, јачината на еден вработен честопати не е доволна. Цела група специјалисти е вклучена во таквата работа. Секако, секој од нив треба да има пристап до документот, што е предмет на заедничка работа. Во овој поглед, прашањето за обезбедување истовремен колективен пристап станува многу итно. Excel има на располагање алатки што можат да го обезбедат. Ајде да ги разбереме нијансите на апликацијата Excel во услови на истовремена работа на неколку корисници со една книга.
Процес на тимска работа
Excel не само што може да обезбеди општ пристап до датотеката, туку и да реши некои други проблеми што се појавуваат во текот на соработката со една книга. На пример, алатките за апликација ви овозможуваат да ги пратите промените направени од различни учесници, како и да ги одобрувате или одбиете. Willе откриеме што програмата може да им понуди на корисниците кои се соочуваат со слична задача.
Споделување
Но, сите ние започнуваме да сфатиме како да споделуваме датотека. Како прво, мора да се каже дека постапката за овозможување на режимот за соработка со книга не може да се изврши на серверот, туку само на локалниот компјутер. Затоа, ако документот е зачуван на серверот, тогаш, пред сè, тој мора да се пренесе на вашиот локален компјутер и таму веќе треба да се извршат сите дејствија опишани подолу.
- Откако ќе се создаде книгата, одете на јазичето „Преглед“ и кликнете на копчето "Пристап до книгата"што се наоѓа во блокот со алатки "Промени".
- Потоа се активира прозорецот за контрола на пристапот до датотеката. Проверете го полето до параметарот во него. "Дозволете повеќе корисници да ја уредуваат книгата во исто време". Следно, кликнете на копчето „ОК“ на дното на прозорецот.
- Се појавува прозорец за дијалог во кое ќе бидете прашани да ја зачувате датотеката со промените направени во неа. Кликнете на копчето „ОК“.
По горенаведените чекори, споделувањето на датотеката од различни уреди и под различни кориснички сметки ќе биде отворено. Ова го покажува фактот дека во горниот дел од прозорецот по насловот на книгата се прикажува името на режимот за пристап - „Генерал“. Сега датотеката повторно може да се пренесе на серверот.
Поставување параметар
Покрај тоа, сите во истиот прозорец за пристап до датотека, можете да ги конфигурирате истовремените поставки за работа. Можете да го направите ова веднаш кога ќе го вклучите режимот за соработка, или можете да ги уредувате поставките малку подоцна. Но, се разбира, само главниот корисник кој ја координира целокупната работа со датотеката, може да управува со нив.
- Одете на јазичето „Детали“.
- Овде можете да наведете дали да ги чувате дневниците за промена и ако е така, кое време (по дифолт, вклучено е 30 дена).
Исто така, одредува како да ги ажурирате промените: само кога книгата е зачувана (по дифолт) или по одреден временски период.
Многу важен параметар е предметот „За спротивставени промени“. Тоа покажува како програмата треба да се однесува доколку неколку корисници истовремено уредуваат иста ќелија. Стандардно, се поставува состојбата на постојано барање, дејствата на кои од учесниците во проектот има предности. Но, можете да вклучите постојана состојба под која предност секогаш ќе биде оној кој успеа прво да ја спаси промената.
Покрај тоа, ако сакате, можете да ги оневозможите опциите за печатење и филтрите од личниот приказ со одштиклирање на соодветните артикли.
После тоа, не заборавајте да ги извршите промените направени со кликнување на копчето „ОК“.
Отворање на споделена датотека
Отворањето датотека во која е овозможено споделување има неколку карактеристики.
- Стартувајте го Excel и одете на јазичето Датотека. Следно, кликнете на копчето „Отворено“.
- Започнува отворениот прозорец на книгата. Одете во директориумот на серверот или хард дискот на компјутер, каде што се наоѓа книгата. Изберете го името и кликнете на копчето „Отворено“.
- Се отвора општата книга. Сега, ако сакате, можеме да го промениме името под кое ќе ги претставиме промените во датотеката во дневникот. Одете на јазичето Датотека. Следно се префрламе на делот "Опции".
- Во делот „Генерал“ има блок за поставки "Персонализирање на Microsoft Office". Еве на полето Корисничко име Може да го смените името на вашата сметка на која било друга. Откако ќе завршат сите поставки, кликнете на копчето „ОК“.
Сега можете да започнете да работите со документот.
Приказ на активности на членови
Соработката предвидува постојан мониторинг и координација на активностите на сите членови на групата.
- Да ги видите дејствата извршени од одреден корисник додека работите на книга, да се наоѓа во табот „Преглед“ кликнете на копчето Корекциишто е во групата со алатки "Промени" на снимката. Во менито што се отвора, кликнете на копчето Нагласи корекции.
- Се отвора прозорецот за прегледување на печ. Стандардно, откако книгата ќе се сподели, следењето на корекциите автоматски се вклучува, што е потврдено со ознака за проверка до соодветната ставка.
Сите промени се снимаат, но на екранот по дифолт се прикажани како ознаки во боја на ќелии во горниот лев агол, само од последниот пат кога документот бил зачуван од еден од корисниците. Покрај тоа, корекциите на сите корисници во целиот опсег на листот се земени предвид. Дејствата на секој учесник се обележани во посебна боја.
Ако лебдите над обележана ќелија, се отвора белешка, што означува од кого и кога е извршено соодветното дејство.
- За да ги смениме правилата за прикажување на корекции, се враќаме во прозорецот за поставки. На полето „По време“ Следниве опции се достапни за избор на период за поправки на гледање:
- приказ од последното зачувување;
- сите корекции зачувани во базата на податоци;
- оние што сè уште не се видени;
- почнувајќи од наведениот датум.
На полето "Корисник" можете да изберете одреден учесник чии корекции ќе бидат прикажани или да оставите приказ на постапките на сите корисници освен самите вас.
На полето „Во опсег“, можете да наведете специфичен опсег на листот, кој ќе ги земе предвид дејствата на членовите на тимот за прикажување на вашиот екран.
Покрај тоа, со проверка на кутиите веднаш до поединечни артикли, можете да овозможите или оневозможите нагласување на корекциите на екранот и прикажување на промени на посебен лист. Откако ќе ги поставите сите поставки, кликнете на копчето „ОК“.
- После тоа, постапките на учесниците ќе бидат прикажани на листот, земајќи ги предвид внесените поставки.
Преглед на корисници
Главниот корисник има можност да примени или одбие уредувања на други учесници. Ова ги бара следниве чекори.
- Да се биде во табулаторот „Преглед“кликнете на копчето Корекции. Изберете ставка Прифати / Отфрли корекции.
- Следно, се отвора прозорецот за прегледување на лепенка. Во него, треба да направите поставки за избор на оние промени што сакаме да ги одобриме или отфрлиме. Операциите во овој прозорец се изведуваат според истиот тип што го разгледавме во претходниот дел. Откако ќе ги направите поставките, кликнете на копчето „ОК“.
- Следниот прозорец ги прикажува сите корекции што ги задоволуваат параметрите што ги избравме порано. Откако истакнавте специфична корекција во списокот на активности и кликнете на соодветното копче што се наоѓа на дното на прозорецот под списокот, можете да ја прифатите оваа ставка или да ја одбиете. Исто така, постои можност групно прифаќање или отфрлање на сите овие операции.
Избриши го корисникот
Постојат моменти кога индивидуалниот корисник треба да се избрише. Ова може да се должи на фактот дека тој го напушти проектот, и чисто од технички причини, на пример, ако сметката била внесена неправилно или учесникот започнал да работи од друг уред. Во Excel постои таква можност.
- Одете на јазичето „Преглед“. Во блок "Промени" на лентата кликнете на копчето "Пристап до книгата".
- Се отвора познатиот прозорец за контрола на пристап до датотека. Во табулаторот Уреди Има список на сите корисници кои работат со оваа книга. Изберете го името на лицето што сакате да го отстраните и кликнете на копчето Избриши.
- После тоа, се отвора дијалог прозорец во кој се предупредува дека доколку овој учесник ја уредува книгата во овој момент, тогаш сите негови активности нема да бидат зачувани. Ако сте сигурни во вашата одлука, кликнете на „ОК“.
Корисникот ќе биде избришан.
Општи ограничувања на книги
За жал, истовремената работа со датотека во Excel предвидува голем број ограничувања. Во заедничка датотека, никој од корисниците, вклучително и главниот учесник, не може да ги изврши следниве операции:
- Создадете или изменете ги скриптите;
- Создадете табели
- Одделни или спојуваат клетки;
- Манипулира со XML податоци
- Создадете нови табели;
- Избришете ги листовите;
- Изведете форматирање на условно и голем број други активности.
Како што можете да видите, ограничувањата се доста значајни. Ако, на пример, честопати можете да направите без да работите со XML податоци, тогаш без создавање табели, не можете да замислите да работите во Excel. Што да направите ако треба да креирате нова табела, да ги споите клетките или да извршите друго дејство од горенаведениот список? Постои решение, и тоа е прилично едноставно: треба привремено да го исклучите споделувањето документи, да ги направите потребните промени и потоа повторно да ја поврзете функцијата за соработка.
Оневозможува споделување
Кога ќе заврши работата на проектот, или, доколку е потребно да се направат измени во датотеката, списокот за кој зборувавме во претходниот дел, треба да го исклучите режимот за соработка.
- Како прво, сите учесници мора да ги зачуваат измените и да излезат од датотеката. Останува само главниот корисник да работи со документот.
- Ако треба да ја зачувате дневникот за операција по отстранувањето на споделениот пристап, тогаш, во табулаторот „Преглед“кликнете на копчето Корекции на снимката. Во менито што се отвора, изберете "Означете ги корекциите ...".
- Се отвора прозорецот за означување на лепенка. Поставките тука треба да се договорат на следниов начин. На полето „Со време“ поставен параметар „Сите“. Наспроти имиња на полиња "Корисник" и „Во опсег“ треба да се одштиклираат. Слична постапка мора да се спроведе со параметарот "Означете ги корекциите на екранот". Но, спротивно на параметарот "Направете измени на посебен лист"напротив, треба да се постави крлеж. Откако ќе завршат сите горенаведени манипулации, кликнете на копчето „ОК“.
- После тоа, програмата ќе формира нов лист наречен Списание, кои ќе ги содржат сите информации за уредување на оваа датотека во форма на табела.
- Сега останува директно да се оневозможи споделување. За да го направите ова, сместено во табулаторот „Преглед“кликнете на копчето што веќе го знаеме "Пристап до книгата".
- Започнува контролниот прозорец за споделување. Одете на јазичето Уредиако прозорецот беше лансиран во друго јазиче. Отштиклирајте ја ставката "Дозволете повеќе корисници да ја менуваат датотеката во исто време". За да ги поправите измените, кликнете на копчето „ОК“.
- Се отвора дијалог прозорец во кој се предупредува дека извршувањето на оваа акција ќе го олесни споделувањето на документот. Ако сте цврсто сигурни во донесената одлука, кликнете на копчето Да.
По горенаведените чекори, споделувањето датотеки ќе биде затворено и ќе се расчисти дневникот на печ. Информациите за претходно извршените операции сега можат да се видат во форма на табела само на лист Списаниеако претходно биле преземени соодветни активности за зачувување на овие информации.
Како што можете да видите, програмата Excel дава можност да овозможите споделување на датотеки и истовремено да работите со неа. Покрај тоа, со помош на специјални алатки можете да ги следите постапките на одделните членови на работната група. Овој режим сè уште има некои функционални ограничувања, кои, сепак, може да се заобиколат со привремено оневозможување на заеднички пристап и извршување на потребните операции во нормални работни услови.
