Веројатно, многу неискусни корисници се обидоа да копираат некои податоци во Excel, но како резултат на постапките добија или сосема друга вредност или грешка. Ова се должи на фактот дека формулата беше во примарниот опсег на копирање, и тоа беше вметната, а не вредноста. Ваквите проблеми би можеле да се избегнат доколку овие корисници се запознаат со таков концепт како што е "Специјален инсерт". Со негова помош, можете да извршите и многу други задачи, вклучително и аритметика. Ајде да видиме што е оваа алатка и како да се работи со неа.
Работа со специјален инсерт
Специјален инсерт е првенствено наменет за вметнување специфичен израз во Excel листот во форма во која корисникот му е потребен. Со оваа алатка, можете да ги залепите во ќелијата не сите копирани податоци, туку само индивидуални својства (вредности, формули, формат, итн.). Покрај тоа, со употреба на алатки, можете да извршите аритметички операции (додавање, множење, одземање и поделба), како и да ја транспонирате табелата, односно да разменувате редови и колони во неа.
За да отидете во посебен инсерт, пред сè, треба да ја извршите акцијата за копирање.
- Изберете ја ќелијата или опсегот што сакате да го копирате. Изберете го со покажувачот додека го држите левото копче на глувчето. Кликнете на изборот со десното копче на глувчето. Контекстното мени е активирано во кое треба да изберете ставка Копирај.
Исто така, наместо горенаведената постапка, можете, да бидете во табулаторот „Дома“кликнете на иконата Копирајкоја е поставена на лентата во групата Клипборд.
Може да копирате израз со тоа што ќе го изберете и ќе напишете комбинација на копче Ctrl + C.
- За директно да продолжите со постапката, изберете ја областа на листот, каде што планираме да ги залепите претходно копираните елементи. Ние кликнуваме на изборот со десното копче на глувчето. Во контекстното мени што започнува, одберете ја позицијата "Специјален вметнете ...". После тоа, се отвора дополнителен список, во кој можете да изберете разни видови на активности, поделени во три групи:
- Вметнете ("Вметни", "Транспонирај", "Формули", "Формули и формати со броеви", "Без рамки", "Чувај ја ширината на оригиналните колони" и "Чувај го оригиналното форматирање");
- Вметни вредности ("Форматирање на вредност и извор", "Вредности" и "Формати на вредности и броеви");
- Други опции за вметнување (Форматирање, слика, вметнување линк и поврзана слика).
Како што можете да видите, алатите на првата група го копираат изразот содржан во ќелијата или опсегот. Втората група е наменета првенствено за копирање вредности, а не формули. Третата група пренесува форматирање и изглед.
- Покрај тоа, во истото дополнително мени има и друга ставка што има исто име - "Специјален вметнете ...".
- Ако кликнете на него, се отвора посебен специјален прозорец за вметнување со алатки кои се поделени во две големи групи: Залепи и „Операција“. Имено, благодарение на алатките од последната група, можно е да се извршат аритметички операции, за кои беше дискутирано погоре. Покрај тоа, во овој прозорец има две артикли кои не се вклучени во одделни групи: Прескокнете ги празните ќелии и „Транспонирај“.
- Можете да навлезете во посебен инсерт не само преку контекстното мени, туку и преку алатките на лентата. Да го направите ова, да се биде во табот „Дома“кликнете на иконата во форма на триаголник насочен надолу, кој се наоѓа под копчето Залепи во групата Клипборд. Потоа, се отвора список на можни активности, вклучително и транзиција кон посебен прозорец.
Метод 1: работа со вредности
Ако треба да ги пренесете вредностите на клетките, чиј резултат е прикажан со пресметковни формули, тогаш специјалниот вметнете е дизајниран само за овој случај. Ако користите редовно копирање, формулата се копира, а вредноста прикажана во неа можеби не е точно она што ви треба.
- За да ги копирате вредностите, изберете го опсегот што содржи резултат на пресметките. Ние го копираме на кој било од начините за кои разговаравме погоре: контекстното мени, копчето на лентата, комбинација на жешки копчиња.
- Изберете ја областа на листот каде планираме да ги вметнеме податоците. Продолжуваме кон менито со еден од методите дискутирани погоре. Во блок Вметнете вредности изберете позиција "Вредности и формати на броеви". Оваа ставка е најпогодна во оваа ситуација.
Истата постапка може да се изврши преку претходно опишаниот прозорец. Во овој случај, во блок Залепи префрлете го прекинувачот во позиција "Вредности и формати на броеви" и кликнете на копчето „ОК“.
- Кое и да ја изберете опцијата, податоците ќе бидат префрлени во избраниот опсег. Резултатот ќе биде прикажан без пренесување на формулите.
Лекција: Како да се отстрани формулата во Excel
Метод 2: формули за копирање
Но, постои и спротивна ситуација кога треба точно да ги копирате формулите.
- Во овој случај, ние ја извршуваме постапката за копирање на кој било можен начин.
- После тоа, изберете ја областа на листот каде што сакате да ја вметнете табелата или другите податоци. Го активираме контекстното мени и ја избираме предметот Формули. Во овој случај, само формули и вредности ќе бидат вметнати (во оние ќелии каде нема формули), но во исто време ќе се изгуби форматирањето и поставувањето на нумеричките формати. Затоа, на пример, ако форматот на датумот беше присутен во областа на изворот, тогаш по копирање ќе се прикаже неправилно. Соодветните ќелии ќе треба дополнително да се форматираат.
Во прозорецот, оваа акција одговара на придвижување на прекинувачот во положбата Формули.
Но, можно е да се пренесат формули додека се зачува формат на броеви, па дури и целосно да се зачува оригиналното форматирање.
- Во првиот случај, одберете ја ставката во менито "Формули и формати на броеви".
Ако операцијата се изведува преку прозорецот, тогаш во овој случај, треба да го преместите прекинувачот на "Формули и формати на броеви" потоа кликнете на копчето „ОК“.
- Во вториот случај, кога треба да зачувате не само формули и формати на броеви, туку и целосно форматирање, изберете ја изборната ставка "Чувајте го оригиналното форматирање".
Ако корисникот одлучи да ја изврши оваа задача со одење до прозорецот, тогаш во овој случај треба да го преместите прекинувачот во позиција "Со оригиналната тема" и кликнете на копчето „ОК“.
Метод 3: форматирање на трансферот
Ако корисникот не треба да ги пренесува податоците, туку само сака да ја копира табелата за да ги пополни со сосема различни информации, тогаш во овој случај, можете да ја користите специфичната точка на специјалниот вметнете.
- Копирајте ја табелата со извори.
- На листот изберете го просторот каде што сакаме да го вметнеме распоредот на табелата. Го нарекуваме контекстното мени. Во него во делот "Други опции за вметнување" изберете ставка Форматирање.
Ако постапката се изведува преку прозорецот, тогаш во овој случај, го менуваме прекинувачот во положбата "Формати" и кликнете на копчето „ОК“.
- Како што можете да видите, по овие чекори, изгледот на оригиналната табела се пренесува со зачуваното форматирање, но апсолутно не е исполнето со податоци.
Метод 4: копирајте ја табелата додека ја одржувате големината на колоните
Не е тајна дека ако извршиме едноставна копија на табелата, тогаш не е факт дека сите ќелии од новата табела ќе можат да ги сместат сите извори на информации. Оваа состојба исто така можете да ја поправите кога копирате со помош на специјална паста.
- Прво, користејќи кој било од горенаведените методи, копирајте ја изворната табела.
- Откако ќе го стартувате веќе познатото мени, изберете ја вредноста "Чувајте ширина на оригиналните колони".
Слична постапка може да се изврши преку специјалниот прозорец за вметнување. За да го направите ова, преместете го прекинувачот во позиција Ширина на колоната. После тоа, како и секогаш, кликнете на копчето „ОК“.
- Табелата ќе биде вметната додека се одржува оригиналната ширина на колоната.
Метод 5: вметнете слика
Благодарение на посебните можности за вметнување, можете да копирате какви било податоци прикажани на лист, вклучувајќи табела, како слика.
- Копирајте го објектот користејќи вообичаени алатки за копирање.
- Ние го избираме местото на листот, каде што ќе се постави цртежот. Го нарекуваме менито. Изберете ја предметот во него „Цртање“ или "Поврзана слика". Во првиот случај, вметнатата слика нема да биде поврзана на кој било начин со изворната табела. Во вториот случај, кога ќе се сменат вредностите во табелата, сликата автоматски ќе се ажурира.
Во специјалниот прозорец за вметнување, таквата операција не може да се изврши.
Метод 6: копирање белешки
Користејќи специјална паста, можете брзо да копирате белешки.
- Изберете ги ќелиите што содржат белешки. Ние ги копираме преку контекстното мени, користејќи го копчето на лентата или со притискање на комбинација на копчиња Ctrl + C.
- Изберете ги ќелиите во кои треба да се вметнат белешките. Одете во специјалниот прозорец за вметнување.
- Во прозорецот што се отвора, префрлете го прекинувачот во позиција „Белешки“. Кликнете на копчето „ОК“.
- После тоа, белешките ќе бидат копирани во избраните ќелии, а остатокот од податоците ќе остане непроменет.
Метод 7: транспонирајте ја табелата
Користејќи специјален инсерт, можете да транспонирате табели, матрици и други предмети во кои сакате да разменувате колони и редови.
- Изберете ја табелата што сакате да ја превртите и копирајте ја со помош на еден од методите што веќе ги знаеме.
- Изберете го опсегот на листот каде планирате да ја поставите превртената верзија на табелата. Го активираме контекстното мени и ја избираме предметот во него „Транспонирај“.
Оваа операција може да се изврши и со користење на познат прозорец. Во овој случај, ќе треба да го проверите полето до „Транспонирај“ и кликнете на копчето „ОК“.
- И во двата случаи, излезот ќе биде превртена табела, односно табела во која се обратни колоните и редовите.
Лекција: Како да превртите табела во Excel
Метод 8: користете аритметика
Користејќи ја алатката што ја опишуваме во Excel, можете исто така да извршите вообичаени аритметички операции:
- Дополнување;
- Множење;
- Одземање
- Поделбата.
Ајде да видиме како се користи оваа алатка на пример за множење.
- Како прво, внесуваме во посебна празна ќелија број со кој планираме да го помножиме опсегот на податоци со помош на специјален инсерт. Следно, го копираме. Ова може да се направи со притискање на клучна комбинација Ctrl + C, и повикување на контекстното мени или искористување на алатките за копирање на лентата.
- Изберете го опсегот на листот што треба да го множиме. Кликнете на изборот со десното копче на глувчето. Во контекстното мени што се отвора, кликнете двапати на точките "Специјален вметнете ...".
- Прозорецот е активиран. Во групата со параметри „Операција“ ставете го прекинувачот во положба Помножете. Следниот кликнете на копчето „ОК“.
- Како што можете да видите, по оваа акција сите вредности на избраниот опсег беа помножени со копираниот број. Во нашиот случај, овој број 10.
Според истиот принцип, може да се изврши поделба, додавање и одземање. Само за ова, во прозорецот, треба да го преуредите прекинувачот соодветно на „Сплит“, Преклопете или Одземете. Инаку, сите дејства се слични на горенаведените манипулации.
Како што можете да видите, специјалниот вметнете е многу корисна алатка за корисникот. Користејќи го, можете да го копирате не само целиот блок на податоци во ќелија или во опсег, туку со тоа што ќе ги поделите во различни слоеви (вредности, формули, форматирање, итн.). Во овој случај, можно е да се комбинираат овие слоеви едни со други. Покрај тоа, со употреба на истата алатка, може да се изврши аритметика. Се разбира, стекнувањето вештини за работа со оваа технологија во голема мерка ќе им помогне на корисниците на патот кон мастеринг на Ексел како целина.
